Кто и как сдает 6-НДФЛ
Отчет сдают все организации или индивидуальные предприниматели - налоговые агенты. Обычно это работодатели, которые платят физлицам те или иные доходы. Например, по трудовому или гражданско-правовому договору. К налоговым агентам, в частности, относят:
- организации и их обособленные подразделения;
- индивидуальных предпринимателей (ИП);
- глав КФХ.
Если деньги не выплачивались, то обязанности сдавать документ в инспекцию нет. Но вы можете предоставить "нулевку" и инспекция обязана ее принять. Расчет сдают ежеквартально по месту учета налогового агента. ИП представляют документ в налоговую инспекцию по месту жительства или по месту ведения своей деятельности (зависит от применяемой системы налогообложения).
6-НДФЛ сдают в инспекцию так:
На бумаге:
лично посетив инспекцию или отправив почтой;
|
В электронной форме:
отправив через специализированного оператора ТКС.
|
Способ подачи формы зависит от численности тех физлиц, которым был выплачен доход:
- 10 человек и меньше – расчет представляют в электронном виде или на бумаге;
- больше 10 человек – расчет представляют только электронно.
Методика ФНС по проверке расчета
Если форма сдается в электронном виде, она попадает в проверочную программу ФНС. Программа проводит проверку по двум направлениям: ФЛК и контрольные соотношения. Если в отчете допущены ошибки, налоговая инспекция может его не принять или направить компании требование представить пояснения причин несовпадения показателей в форме. О том факте, что отчет не принят ИФНС вас уведомит. После того как вы получите уведомление об отказе, расчет нужно поправить и сдать заново.
Проверка по ФЛК
Проверить расчет на ошибки ФЛК >>>
Программа ФНС по проверке 6-НДФЛ определяет соответствие файла с расчетом тем требованиям к его формату и реквизитам, которые утверждены налоговой службой.
В большинстве случаев ошибки ФЛК связаны:
- с отсутствием или неправильным указанием обязательных реквизитов в 6-НДФЛ. Например, не указан код ОКТМО на титульном листе;
- неправильным формированием файла бухгалтерской программой. В частности, когда название файла с формой не совпадает с этим же показателем, который “зашит” внутри расчета.
Вот перечень ошибок форматно-логического контроля, которые чаще всего допускают в расчете по налогу на доходы:
| Как покажет ошибку проверочная программа ФНС | Как покажет ошибку сервис "Главбух Аудит" | |
|
На титульном листе отчета неверно указан код по ОКТМО компании. Он должен состоять из 8 или 11 цифр. | |
|
На титульном листе отчета не указано название компании. Укажите сокращенное наименование в реквизитах компании (например, ООО "Альфа"). | |
|
На титульном листе отчета неверно указан КПП компании. Он должен состоять из девяти цифр. | |
|
На титульном листе отчета неверно указан код налоговой инспекции. Он должен состоять из четырех цифр. | |
|
На титульном листе отчета неверно указан ИНН компании. Он должен состоять из десяти цифр. | |
|
На титульном листе нет имени лица, подписавшего отчет (например, генерального директора). | |
|
На титульном листе нет фамилии лица, подписавшего отчет (например, генерального директора). | |
|
В отчете неправильно указан срок перечисления налога. Он должен быть вписан в формате ДД.ММ.ГГГГ. |
Проверка по контрольным соотношениям (КС)
Проверить расчет на ошибки по КС >>>
Проверка по контрольным соотношениям - это сопоставление данных внутри отчета для выявления тех или иных несостыковок в документе. Например, сумма дохода, которая указана в 6-НДФЛ по строке 020, не может быть больше налоговых вычетов вписанных в строку 030. Если вычеты больше дохода, то в форме допущена ошибка. Также в рамках проверки контрольных соотношений налоговая служба определяет средний уровень зарплаты в компании. Если он ниже аналогичного показателя по отрасли в регионе, где работает фирма или ИП, налоговики могут потребовать соответствующих пояснений. Аналогичные сравнения ФНС проводит и в отношении федерального МРОТ.
По расчету сумм налога на доходы физических лиц налоговая служба утвердила около 15 контрольных соотношений. Иногда их состав меняется. В сервисе "Главбух Аудит" контрольные соотношения систематически обновляются и всегда поддерживаются в актуальном состоянии. После выхода новых или изменения прежних КС мы корректируем наши проверки.
Чаще всего контрольные соотношения не соблюдаются, если:
- средняя зарплата ниже отраслевого минимума;
- ошибочно посчитана сумма налога к уплате;
- занижена сумма дохода или завышены вычеты.
Средняя зарплата (КС 3.1.2)
Контрольное соотношение 3.1.2 предназначено для проверки уровня зарплаты в компании. Это соотношение налоговая служба применяет в отношении расчета 6-НДФЛ за календарный год. Данные о среднем уровне зарплаты в вашей отрасли и регионе налоговая служба получает из Росстата. Сервис "Главбух Аудит" автоматически рассчитывает средний уровень доходов по 6-НДФЛ и сравнивает его с аналогичным показателем по данным Росстата. Если ваш показатель ниже нормы, то сервис покажет уведомление об этом. Кроме того, в сервисе вы сможете скачать уже готовые пояснения для налоговиков, в которых объясняется, почему зарплата в вашей фирме ниже отраслевой нормы.
Сумма налога к уплате (КС 1.3)
Контрольное соотношение 1.3 предназначено для проверки показателя строки 040 "Сумма исчисленного налога" расчета 6-НДФЛ. Здесь приводят общую сумму налога, начисленную по той ставке, которая указана в строке 010 формы. Ее определяют так. Общую сумму дохода (строка 020) уменьшают на вычеты (строка 030) и умножают на ставку. При расчете может возникнуть погрешность из-за округлений. Дело в том, что налог по каждому сотруднику считают в целых рублях. Поэтому общая сумма налога, рассчитанная по указанной формуле, может отличаться от аналогичного показателя, полученного сложением налога по каждому работнику. Погрешность составляет 1 руб. на одного работника (строка 060) и каждую заполненную строку 100. Например, если доходы получили три сотрудника, а количество заполненных строк 100 равно 15, допустимая погрешность - 45 руб. (3 х 15).
При расчете налога по ставке 13 процентов строка 040 может быть заполнена так:
Доходы и вычеты (КС 1.2)
Еще одно контрольное соотношение, которое срабатывает наиболее часто - 1.2. Оно наиболее простое. Программа сверяет данные строки 020 "Сумма начисленных доходов" и строки 030 "Сумма налоговых вычетов". Налоговые вычеты не могут превышать доход. Вычеты либо меньше, либо равны доходам. Если они превышают доход, программа выдаст ошибку. Обычно она возникает, если работник за отчетный период не получил достаточно доходов, чтобы использовать все положенные вычеты. Например, сотрудник вправе получить вычет 30 000 руб. Его доход, облагаемый налогом, составил 25 000 руб. В таком случае в строке 030 необходимо указать не всю сумму вычетов, а лишь ту часть, которая уменьшит налоговую базу по работнику. В нашем примере это 25 000 руб.
Вот пример раздела 1 расчета 6-НДФЛ, в котором строки 020 или 030 заполнены неверно:
В расчете без ошибки они должны быть заполнены так:
